راهنمای مذاکره با خریداران خارجی + نمونه ایمیل و پیام واتساپ

شناسایی خریداران خارجی فعال و توانمند، حیاتی ترین گام در روند صادرات است. به وفور مشاهده می شود افراد تازه وارد در حوزه صادرات و حتی تاجران باسابقه، به دلیل عدم توان شناسایی صحیح خریداران خارجی توانمند و قابل اعتماد، در مسیر صادرات خود با شکست های تلخ و بعضاً ورشکستگی روبرو شده اند.

مرکز بازرگانی فردوسی در راستای ارائه خدمات ضروری مشاوره صادرات، اقدام به ارائه پکیج های ویژه بانک اطلاعاتی مشتریان خارجی نموده است. در این پکیج ها، کارشناسان زبده صادرات با آنالیز و بررسی دقیق داده های تجاری از منابع گوناگون، مشتریان خارجی بالقوه و دارای پتانسیل بالا جهت همکاری با تولیدکنندگان و تجار ایرانی را شناسایی کرده و در قالب بانک های اطلاعاتی در اختیار علاقه مندان قرار داده است. لیست کامل این بانکهای اطلاعاتی صفحه زیر قابل مشاهده می باشد.

ورود به صفحه بانک های اطلاعاتی مشتریان خارجی (کلیک کنید)

اما قدم بعدی پس از دریافت اطلاعات مشتریان خارجی چیست؟ قدم بعدی مذاکره با این خریداران است که گامی مهم در روند اجرایی صادرات است.

چرا اولین گام در شروع مذاکرات صادراتی حیاتی ست؟

در دنیای تجارت همچون زندگی اجتماعی، اولین برخورد با یک شخص تأثیر حیاتی در نوع دید و نگرش به آن شخص دارد. اولین پیام شما در قالب ایمیل، پیامک، پیام واتساپ، تلگرام و … عملاً تا حدود زیادی نتیجه تجارت دوطرفه شما با طرف خارجی را تعیین می کند. پس این توصیه را جدی بگیرید: اولین قدم در مذاکرات صادراتی مهمترین قدم است. در این مقاله به ارائه نکات مهم در شروع یک ارتباط تجاری می پردازیم و چند نمونه پیام مناسب را جهت استفاده شما عزیزان ارائه می نماییم.

مهمترین نکات در ارسال ایمیل به خریدار خارجی کدامند؟

۱- متن را به انگلیسی ارسال کنید: ارسال ایمیل تجاری حتماً بایستی به زبان انگلیسی انجام شود. بسیار این سوال مطرح شده است که به طور مثال آیا به تجار معرفی شده در کشور عمان بایستی ایمیل به زبان عربی ارسال کرد؟ پاسخ منفی‌‌ است. مشتریان معرفی شده در بانکهای اطلاعاتی مشتریان خارجی مرکز بازرگانی فردوسی تماماً واردکنندگان متخصص و باسابقه هستند و به زبان انگلیسی مسلط می باشند.

۲- متن ارسالی مختصر و مفید باشد: در ابتدای امر مذاکرات نیاز به ارائه بیوگرافی کامل زندگی شخصی و کاری نیست! متن ارسالی بایستی بسیار مختصر و مفید و در عین حال دربردارنده اطلاعات ضروری بیزینس شما باشد.

۳- به نکات برجسته بیزینس خود اشاره کنید: چنانچه کسب و کار شما وجه تمایزی نسبت به سایر کسب و کارهای مشابه دارد به آن اشاره کنید. این تمایز ممکن است حتی در تجارب شخص شما باشد. مثلاًً چنانچه اطلاعاتی از بازار کشور مقصد دارید یا پیش از این در آن کشور فعالیتی داشته اید به آن اشاره کنید. این دست نکات ریز بعضاً تأثیرات شگرفی بر طرف تجاری شما دارد.

۴- حرفه ای باشید: شما به عنوان یک تاجر حرفه ای و یک بیزینس من تمام عیار وارد این عرصه شده اید! به طرف تجاری خود القا کنید که به دنبال یک رابطه تجاری سودمند برای هر دوطرف هستید، نه اینکه صرفاً کالایی بفروشید و سودی کسب کنید.

۵- اطلاعات محصول خود را کامل ارائه کنید: ایمیل یا پیام ارسالی شما بایستی به نحوی باشد که خریدار خارجی پس از مطالعه آن بطور کامل زمینه فعالیت شما را متوجه شده باشد. در پیوست پیام ارسالی عکس هایی از محصول، برند، مجوزات، محیط کار و حتی از خودتان در محیط کار ارسال کنید! اعتمادسازی کلید ایجاد یک رابطه تجاری موفق است.

۶- زمان ارسال ایمیل بسیار مهم است: همانطور که می دانید در اکثر کشورهای جهان روز دوشنبه اولین روز هفته است. بهتر است با بررسی زمان محلی در کشور مقصد، ایمیل خود را بطوری ارسال کنید که در ساعات اولیه صبح روز دوشنبه به دست خریدار خارجی تان برسد.

اصول تهیه ایمیل تجاری به زبان انگلیسی

در تمام زبان های دنیا نامه ها به دو گروه غیررسمی و دوستانه و رسمی و اداری دسته بندی می گردند.
نامه های غیر رسمی به آن دسته از نامه ها اطلاق می شود که خارج از عرف اداری نگاشته می شوند و بیشتر برای مکاتبات دوستانه و خانوادگی بکار می روند، این گروه نامه ها اصول خاصی را مد نظر قرار نمی دهند.
نامه های رسمی به آن دسته از نامه ها اطلاق می شود که الزاما جهت مکاتبات اداری و یا مخاطب قرار دادن طرف تجاری نگاشته می شوند و بر مبنای موضوعات متفاوت کاری از قبیل ( استعلام قیمت، تشکر، شکایت، معرفی شرکت، دعوت به همکاری، سفارش کالا ، معرفی کالا و …) تهیه می گردند.

اجزای تشکیل دهنده یک ایمیل رسمی

تمام ایمیل های رسمی دارای سه بخش اصولی و اصلی می باشند.

• عنوان Heading
• متن نامه Letter body
• پایان محترمانه Ending

عنوان

در این بخش غالبا گیرنده مورد خطاب قرار می گیرد که در گوشه سمت چپ بخش بالایی نامه نوشته می شود و پس از درج عنوان از علامت کاما استفاده می شود.

به عنوان مثال :
آقای جکسون عزیز Dear Mr. Jackson,
خانم آلبرتین عزیز Dear Ms. Albertin,

چنانچه نام یا سمت مخاطب را نمی دانید می توانید از عبارات کلی استفاده کنید:

مدیر محترم Dear Manager,
آقا /خانم محترم Dear Sir/Madam,

متن ایمیل

این قسمت متن اصلی ایمیل را دربر می گیرد و باید توجه نماییم که اصولاً متن اصلی دارای انشای رسمی بوده و نباید از اصطلاحات محاوره ای در آن استفاده نمود. نمونه یک متن کامل و صحیح در ادامه ارائه می گردد.

پایان محترمانه

در پایان محترمانه نامه عباراتی مانند با تقدیم احترام، ارادتمند شما و … در گوشه سمت چپ پایین صفحه درج می گردد و زیر آن نام نگارنده ایمیل یا نام شرکت مربوطه نوشته و امضا می گردد.

مثال : Yours Sincerely, Best Regards, Sincerely Yours, Truly Yours,

توجه داشته باشید که حروف اول عبارات فوق همگی باید بزرگ نوشته شود.

مکاتبات بازرگانی به هر طریقی که صورت گیرد (ایمیل، پیام، نامه) در دنیای تجارت جنبه کلیدی دارد. این مکاتبات باید واضح و با رعایت اصول و تفهیم آنچه منظور واقعی شماست باشد. یک اشتباه در استفاده از کلمات می تواند ایده ی غلطی را به گیرنده منتقل کند که در این صورت باید انتظار سوءتفاهم، تاخیر در تحویل، خسارت و در نهایت عدم موفقیت در معامله را داشته باشیم.

نمونه ایمیل جهت ارسال به خریدار خارجی

ترجمه فارسی:

خانم / آقای عزیز،

من سامان رضوانی (۱) ، از شرکت زعفران امپریال هستم (۲). من اطلاعاتی را در اینترنت دیدم که شما در تجارت زعفران (۳) هستید. ما تأمین کننده زعفران با بهترین کیفیت از ایران هستیم. ما می توانیم بهترین نوع زعفران اصل را با قیمت مناسب به شما ارائه کنیم. من چند عکس از محصول خود را ضمیمه کرده ام. ما همچنین نمونه ها و هرگونه گواهی آزمایشگاه مورد نیاز را ارائه می دهیم.
اگر به محصولات ما علاقه مند هستید و اگر به اطلاعات دیگری نیاز دارید ، لطفاً به من اطلاع دهید ، خوشحال می شوم که به شما کمک کنم.
با احترام،

سامان رضوانی (۱)
شرکت امپریال زعفران (۲)
تلفن: …………… (۳)
ایمیل: …………….. (۴)

توضیحات در خصوص ایمیل:

در متن بالا در قسمت (۱) نام خود، (۲) نام شرکت یا برند خود، (۳) تلفن خود و (۴) ایمیل خود را وارد نمایید و متن ایمیل را بر اساس محصول مورد نظر خود تغییر دهید. همینطور می توانید از همین متن جهت ارسال پیام در واتساپ یا تلگرام هم استفاده کنید.

نکات مهم پس از ارسال ایمیل

۱- از ارسال ایمیل های متعدد پرهیز کنید: ممکن است خریدار ایمیل شما را دریافت کرده باشد ولی در حال بررسی محصول شما باشد و یا پاسخ به شما را به زمان دیگری موکول کرده باشد. چنانچه از خریدار پاسخی دریافت نکردید، ۳-۴ روز بعد مجدداً ایمیل ارسال کنید.

۲- ارسال ایمیل را از طرق مختلف به اطلاع خریدار برسانید: به عنوان مثال پس از ارسال ایمیل از طریق پیام واتساپ یا پیامک ضمن معرفی مختصر خود اعلام کنید که ایمیل برای شما ارسال شده است. این مورد تأثیر مثبت خوبی در شکل گیری رابطه تجاری دارد.

۳- پس از دریافت پاسخ از خریدار سریعاً پاسخ ارسال کنید: زمانی که خریدار شما به ایمیلتان پاسخ داد، سریعاً و طی نهایتاً یک روز به ایمیل پاسخ دهید. این موضوع نشان دهنده تعهد کاری شما نسبت به خریدار است.

۴- در پاسخ به خریدار از طرح موضوعات متفرقه بپرهیزید: بطور مثال چنانچه خریدار در خصوص قیمت محصولات از شما سوال دارد، از طرح توضیحات اضافی در خصوص روش قیمت گذاری یا قیمت کالاهای مشابه بپرهیزید. سعی کنید کلیه مکاتبات شما مختصر و مفید باشد.

۵- پس از حصول توافق اولیه مراحل اجرایی را به دقت بررسی کنید: کلیه مراحل فروش، ارسال کالا و دریافت مبلغ کالا را به دقت با خریدار خود نهایی کنید

۶- در فرآیند صادرات از همراهی مشاوران زبده استفاده کنید: در روند صادرات خود می توانید از مشاوره کارشناسان زبده امر صادرات در مرکز بازرگانی فردوسی استفاده نمایید. کارشناسان این مرکز همواره آماده ارائه خدمات مشاوره ای و آموزشی در تمامی مراحل صادرات شما صادرکنندگان گرامی هستند.

یادگیری هرچه بیشتر را متوقف نکنید!

به عنوان یک صادرکننده کار شما با ارسال اولین محموله تجاری تازه شروع شده است. آموزش و مشاوره دو کلید اصلی در راه پیشرفت شما در مسیر توسعه صادرات خود می باشد. از این دو مقوله مهم غافل نشوید.