بروزترین مطالب در موضوع: آموزش عقد قرارداهای خارجی

راهنمای مذاکره با خریداران خارجی + نمونه ایمیل و پیام واتساپ

شناسایی خریداران خارجی فعال و توانمند، حیاتی ترین گام در روند صادرات است. به وفور مشاهده می شود افراد تازه وارد در حوزه صادرات و حتی تاجران باسابقه، به دلیل عدم توان شناسایی صحیح خریداران خارجی توانمند و قابل اعتماد، در مسیر صادرات خود با شکست های تلخ و بعضاً ورشکستگی روبرو شده اند.

مرکز بازرگانی فردوسی در راستای ارائه خدمات ضروری مشاوره صادرات، اقدام به ارائه پکیج های ویژه بانک اطلاعاتی مشتریان خارجی نموده است. در این پکیج ها، کارشناسان زبده صادرات با آنالیز و بررسی دقیق داده های تجاری از منابع گوناگون، مشتریان خارجی بالقوه و دارای پتانسیل بالا جهت همکاری با تولیدکنندگان و تجار ایرانی را شناسایی کرده و در قالب بانک های اطلاعاتی در اختیار علاقه مندان قرار داده است. لیست کامل این بانکهای اطلاعاتی صفحه زیر قابل مشاهده می باشد.

ورود به صفحه بانک های اطلاعاتی مشتریان خارجی (کلیک کنید)

اما قدم بعدی پس از دریافت اطلاعات مشتریان خارجی چیست؟ قدم بعدی مذاکره با این خریداران است که گامی مهم در روند اجرایی صادرات است.

چرا اولین گام در شروع مذاکرات صادراتی حیاتی ست؟

در دنیای تجارت همچون زندگی اجتماعی، اولین برخورد با یک شخص تأثیر حیاتی در نوع دید و نگرش به آن شخص دارد. اولین پیام شما در قالب ایمیل، پیامک، پیام واتساپ، تلگرام و … عملاً تا حدود زیادی نتیجه تجارت دوطرفه شما با طرف خارجی را تعیین می کند. پس این توصیه را جدی بگیرید: اولین قدم در مذاکرات صادراتی مهمترین قدم است. در این مقاله به ارائه نکات مهم در شروع یک ارتباط تجاری می پردازیم و چند نمونه پیام مناسب را جهت استفاده شما عزیزان ارائه می نماییم.

مهمترین نکات در ارسال ایمیل به خریدار خارجی کدامند؟

۱- متن را به انگلیسی ارسال کنید: ارسال ایمیل تجاری حتماً بایستی به زبان انگلیسی انجام شود. بسیار این سوال مطرح شده است که به طور مثال آیا به تجار معرفی شده در کشور عمان بایستی ایمیل به زبان عربی ارسال کرد؟ پاسخ منفی‌‌ است. مشتریان معرفی شده در بانکهای اطلاعاتی مشتریان خارجی مرکز بازرگانی فردوسی تماماً واردکنندگان متخصص و باسابقه هستند و به زبان انگلیسی مسلط می باشند.

۲- متن ارسالی مختصر و مفید باشد: در ابتدای امر مذاکرات نیاز به ارائه بیوگرافی کامل زندگی شخصی و کاری نیست! متن ارسالی بایستی بسیار مختصر و مفید و در عین حال دربردارنده اطلاعات ضروری بیزینس شما باشد.

۳- به نکات برجسته بیزینس خود اشاره کنید: چنانچه کسب و کار شما وجه تمایزی نسبت به سایر کسب و کارهای مشابه دارد به آن اشاره کنید. این تمایز ممکن است حتی در تجارب شخص شما باشد. مثلاًً چنانچه اطلاعاتی از بازار کشور مقصد دارید یا پیش از این در آن کشور فعالیتی داشته اید به آن اشاره کنید. این دست نکات ریز بعضاً تأثیرات شگرفی بر طرف تجاری شما دارد.

۴- حرفه ای باشید: شما به عنوان یک تاجر حرفه ای و یک بیزینس من تمام عیار وارد این عرصه شده اید! به طرف تجاری خود القا کنید که به دنبال یک رابطه تجاری سودمند برای هر دوطرف هستید، نه اینکه صرفاً کالایی بفروشید و سودی کسب کنید.

۵- اطلاعات محصول خود را کامل ارائه کنید: ایمیل یا پیام ارسالی شما بایستی به نحوی باشد که خریدار خارجی پس از مطالعه آن بطور کامل زمینه فعالیت شما را متوجه شده باشد. در پیوست پیام ارسالی عکس هایی از محصول، برند، مجوزات، محیط کار و حتی از خودتان در محیط کار ارسال کنید! اعتمادسازی کلید ایجاد یک رابطه تجاری موفق است.

۶- زمان ارسال ایمیل بسیار مهم است: همانطور که می دانید در اکثر کشورهای جهان روز دوشنبه اولین روز هفته است. بهتر است با بررسی زمان محلی در کشور مقصد، ایمیل خود را بطوری ارسال کنید که در ساعات اولیه صبح روز دوشنبه به دست خریدار خارجی تان برسد.

اصول تهیه ایمیل تجاری به زبان انگلیسی

در تمام زبان های دنیا نامه ها به دو گروه غیررسمی و دوستانه و رسمی و اداری دسته بندی می گردند.
نامه های غیر رسمی به آن دسته از نامه ها اطلاق می شود که خارج از عرف اداری نگاشته می شوند و بیشتر برای مکاتبات دوستانه و خانوادگی بکار می روند، این گروه نامه ها اصول خاصی را مد نظر قرار نمی دهند.
نامه های رسمی به آن دسته از نامه ها اطلاق می شود که الزاما جهت مکاتبات اداری و یا مخاطب قرار دادن طرف تجاری نگاشته می شوند و بر مبنای موضوعات متفاوت کاری از قبیل ( استعلام قیمت، تشکر، شکایت، معرفی شرکت، دعوت به همکاری، سفارش کالا ، معرفی کالا و …) تهیه می گردند.

اجزای تشکیل دهنده یک ایمیل رسمی

تمام ایمیل های رسمی دارای سه بخش اصولی و اصلی می باشند.

  • عنوان Heading
  • متن نامه Letter body
  • پایان محترمانه Ending

عنوان

در این بخش غالبا گیرنده مورد خطاب قرار می گیرد که در گوشه سمت چپ بخش بالایی نامه نوشته می شود و پس از درج عنوان از علامت کاما استفاده می شود.

به عنوان مثال :
آقای جکسون عزیز Dear Mr. Jackson,
خانم آلبرتین عزیز Dear Ms. Albertin,

چنانچه نام یا سمت مخاطب را نمی دانید می توانید از عبارات کلی استفاده کنید:

مدیر محترم Dear Manager,
آقا /خانم محترم Dear Sir/Madam,

متن ایمیل

این قسمت متن اصلی ایمیل را دربر می گیرد و باید توجه نماییم که اصولاً متن اصلی دارای انشای رسمی بوده و نباید از اصطلاحات محاوره ای در آن استفاده نمود. نمونه یک متن کامل و صحیح در ادامه ارائه می گردد.

پایان محترمانه

در پایان محترمانه نامه عباراتی مانند با تقدیم احترام، ارادتمند شما و … در گوشه سمت چپ پایین صفحه درج می گردد و زیر آن نام نگارنده ایمیل یا نام شرکت مربوطه نوشته و امضا می گردد.

مثال : Yours Sincerely, Best Regards, Sincerely Yours, Truly Yours,

توجه داشته باشید که حروف اول عبارات فوق همگی باید بزرگ نوشته شود.

مکاتبات بازرگانی به هر طریقی که صورت گیرد (ایمیل، پیام، نامه) در دنیای تجارت جنبه کلیدی دارد. این مکاتبات باید واضح و با رعایت اصول و تفهیم آنچه منظور واقعی شماست باشد. یک اشتباه در استفاده از کلمات می تواند ایده ی غلطی را به گیرنده منتقل کند که در این صورت باید انتظار سوءتفاهم، تاخیر در تحویل، خسارت و در نهایت عدم موفقیت در معامله را داشته باشیم.

نمونه ایمیل جهت ارسال به خریدار خارجی

Dear Sir/Madam,

This is Saman Rezvani(1), from Imperial Saffron Company(2). I saw some data on the internet that you are in saffron(3) business. We are supplier of best quality saffron from Iran. We can supply you with best quality original saffron at a fair price. I’ve attached some photos of our product. We also provide samples and any required lab certificates.
Please let me know if you are interested in our products and if you needed any other info, I’ll be glad to assist.
Best Regards,

Saman Rezvani(1)
Imperial Saffron Company(2)
Phone: …………… (3)
Email:…………….. (4)

ترجمه فارسی:

خانم / آقای عزیز،

من سامان رضوانی (۱) ، از شرکت زعفران امپریال هستم (۲). من اطلاعاتی را در اینترنت دیدم که شما در تجارت زعفران (۳) هستید. ما تأمین کننده زعفران با بهترین کیفیت از ایران هستیم. ما می توانیم بهترین نوع زعفران اصل را با قیمت مناسب به شما ارائه کنیم. من چند عکس از محصول خود را ضمیمه کرده ام. ما همچنین نمونه ها و هرگونه گواهی آزمایشگاه مورد نیاز را ارائه می دهیم.
اگر به محصولات ما علاقه مند هستید و اگر به اطلاعات دیگری نیاز دارید ، لطفاً به من اطلاع دهید ، خوشحال می شوم که به شما کمک کنم.
با احترام،

سامان رضوانی (۱)
شرکت امپریال زعفران (۲)
تلفن: …………… (۳)
ایمیل: …………….. (۴)

توضیحات در خصوص ایمیل:

در متن بالا در قسمت (۱) نام خود، (۲) نام شرکت یا برند خود، (۳) تلفن خود و (۴) ایمیل خود را وارد نمایید و متن ایمیل را بر اساس محصول مورد نظر خود تغییر دهید. همینطور می توانید از همین متن جهت ارسال پیام در واتساپ یا تلگرام هم استفاده کنید.

نکات مهم پس از ارسال ایمیل

۱- از ارسال ایمیل های متعدد پرهیز کنید: ممکن است خریدار ایمیل شما را دریافت کرده باشد ولی در حال بررسی محصول شما باشد و یا پاسخ به شما را به زمان دیگری موکول کرده باشد. چنانچه از خریدار پاسخی دریافت نکردید، ۳-۴ روز بعد مجدداً ایمیل ارسال کنید.

۲- ارسال ایمیل را از طرق مختلف به اطلاع خریدار برسانید: به عنوان مثال پس از ارسال ایمیل از طریق پیام واتساپ یا پیامک ضمن معرفی مختصر خود اعلام کنید که ایمیل برای شما ارسال شده است. این مورد تأثیر مثبت خوبی در شکل گیری رابطه تجاری دارد.

۳- پس از دریافت پاسخ از خریدار سریعاً پاسخ ارسال کنید: زمانی که خریدار شما به ایمیلتان پاسخ داد، سریعاً و طی نهایتاً یک روز به ایمیل پاسخ دهید. این موضوع نشان دهنده تعهد کاری شما نسبت به خریدار است.

۴- در پاسخ به خریدار از طرح موضوعات متفرقه بپرهیزید: بطور مثال چنانچه خریدار در خصوص قیمت محصولات از شما سوال دارد، از طرح توضیحات اضافی در خصوص روش قیمت گذاری یا قیمت کالاهای مشابه بپرهیزید. سعی کنید کلیه مکاتبات شما مختصر و مفید باشد.

۵- پس از حصول توافق اولیه مراحل اجرایی را به دقت بررسی کنید: کلیه مراحل فروش، ارسال کالا و دریافت مبلغ کالا را به دقت با خریدار خود نهایی کنید

۶- در فرآیند صادرات از همراهی مشاوران زبده استفاده کنید: در روند صادرات خود می توانید از مشاوره کارشناسان زبده امر صادرات در مرکز بازرگانی فردوسی استفاده نمایید. کارشناسان این مرکز همواره آماده ارائه خدمات مشاوره ای و آموزشی در تمامی مراحل صادرات شما صادرکنندگان گرامی هستند.

یادگیری هرچه بیشتر را متوقف نکنید!

به عنوان یک صادرکننده کار شما با ارسال اولین محموله تجاری تازه شروع شده است. آموزش و مشاوره دو کلید اصلی در راه پیشرفت شما در مسیر توسعه صادرات خود می باشد. از این دو مقوله مهم غافل نشوید.

بررسی راهکارهای کاربردی برای موفقیت در مذاکرات و مکاتبات تجارت خارجی

بررسی راهکارهای کاربردی برای موفقیت در مذاکرات و مکاتبات تجارت خارجی، برای برقراری ارتباط با افراد و شرکت‌ها در سطح بین المللی باید اصول و قواعد مذاکرات و مکاتبات خارجی را بدانید. در واقع مکاتبات بازرگانی اصلی‌ترین و اولین راهکار برای ایجاد اعتماد متقابل برای تجارت می‌باشد پس می توان گفت کوچک‌ترین سوء تفاهمی مانع از تحقق تجارت میان طرفین می‌شود. تمامی مکالمات، گفتگوها، نشست ها، نامه ها و قراردادها میان تجار مکاتبات خارجی محسوب می شوند. به عبارتی دیگر تمامی گفت و گوهایی که در بستر اینترنت و از طریق ایمیل و یا سوشال نتورک ها انجام می شود و یا به صورت جلسات حضوری برگزار می گردد و در نهایت قراردادی میان طرفین منعقد می شود را مکاتبات تجارت خارجی می گویند. در تجارت خارجی مکاتبات اصول و قوانین خاص خودش را دارد که یکی از اصلی ترین آن این است که بدانید هر کشوری دارای فرهنگ خاص و زبان مربوط به خود می باشد.

در تجارت های خارجی علاوه بر مکاتبات، جلساتی برای مذاکره برقرار می شود که طرفین خریدار و فروشنده در آن حضور دارند. یکی از مهم‌ترین مهارت‌های ضروری برای مذاکره کنندگان، مهارت برقراری ارتباط است. علت این امر آن است که موفقیت مذاکره در گروی برقراری ارتباطی مؤثر و ایجاد اعتماد متقابل می‌باشد. در این راستا باید توجه داشت که نیل به مذاکره‌ای موفق و مکاتبه‌ای هدفمند مستلزم رعایت نکات مهم و ظریفی است که در این مطلب به آن می‌پردازیم. پس تا انتهای این مقاله با مرکز بازرگانی فردوسی همراه باشید تا راهکارهای کاربردی برای موفقیت در مذاکرات و مکاتبات تجارت خارجی را بررسی نماییم.

مرکز بازرگانی فردوسی-ferdowsi trading center-مذاکرات و مکاتبات تجارت خارجی

مذاکرات و مکاتبات تجارت خارجی

بررسی راهکارهای کاربردی برای موفقیت در مذاکرات و مکاتبات تجارت خارجی

انواع مکاتبات در تجارت خارجی

در تجارت های خارجی تجار بر حسب موارد و مشکلاتی که با آن مواجه می‌شوند، ممکن است با طرف مقابل مکاتبه نمایند. بنابراین از نظر تئوری مشخصاً نمی‌توان آنها را به چند قسم معین تقسیم ‌بندی کرد. با این وجود، ممکن است که انواع مکاتبات در تجارت های خارجی را به چند بخش مهم تقسیم ‌بندی کرد. هر کدام از این موارد ضمن آنکه شباهاتی دارند، وجوه افتراق نیز میان آنها مشهود است.

نامه‌های تجاری

نامه‌های تجاری در زمره اصلی‌ترین مکاتبات در تجارت خارجی قرار می‌گیرند که هر تاجری مسلماً در خلال فعالیت تجاری نیاز به نگارش آنها پیدا کرده است. موضوع چنین نامه‌هایی برحسب مورد ممکن است متفاوت باشد. لیکن عمدتاً منحصر به چند مورد مشخص است که از آن جمله می‌توان به معرفی شرکت یا محصول، دریافت کاتالوگ محصول، دریافت نمایندگی شرکت خارجی، دریافت یا ارسال قیمت کالا و غیره اشاره نمود.

همانطور که می‌دانید نامه تجاری، سند مکتوب در نظر گرفته می‌شود، پس مهم است که در زمان نگارش آنها دقت لازم را داشته و نکات ذیل را رعایت نمایید. در این راستا مهم‌ترین نکات در زمان نگارش نامه‌های تجاری خارجی عبارتست از:

  • تسلط به زبان طرف مقابل و نگارش نامه به آن زبان
  • دقت بر واژگانی که دارای معنا و مفهوم حقوقی متفاوت از معنای عامان هستند.
  • تنظیم نامه در سربرگ شرکت
  • انتخاب عنوان مناسب و جذاب
  • بکارگیری صحیح از اصطلاحات بازرگانی خارجی
  • احترام ویژه به فرهنگ، زبان، دین و هویت فرد و کشور موردنظر
  • ذکر شماره تلفن، آدرس، ایمیل
  • مشخص بودن مخاطب نامه

ایمیل تجاری

امروز از اصلی‌ترین و سریع‌ترین روش برای ایجاد ارتباطات تجاری با طرف‌های خارجی ایمیل است. اگرچه در ایران کمتر از ایمیل برای برقراری ارتباط استفاده می‌شود اما این روش از اصلی‌ترین راه‌های ارتباطی در کشورهای جهان است. ممکن است چنین تصور کنید که ایمیل زدن بسیار ساده است ولی واقعیت آن است که این کار پیچیده‌تر از نوشتن نامه تجاری می‌باشد. در این راستا مهم‌ترین نکات برای ارسال ایمیل به شرکت‌ها و طرف‌های خارجی عبارتند از:

  • استفاده از ایمیل رسمی شرکت و شخصی حقوقی
  • خلاصه بودن متن ایمیل
  • معرفی خود در ایمیل
  • ضمیمه کردن پیوست‌های لازم به ایمیل
  • انتخاب عناوین جذاب در بخش Subject
  • توجه و دقت لازم در انتخاب واژگان تجاری

مفهوم مذاکره در تجارت خارجی

مفهوم مذاکره در تجارت خارجی عبارتست از فرآیندی که به موجب آن یک برنامه توأم خرید و فروش ایجاد شده و تا رسیدن به یک نقطه رضایتمندی دو طرفه ادامه خواهد داشت. این تعریف چنان جامع و کامل است که از یک بحث تلفنی درباره قیمت چند گالن مواد روغنکاری تا کنفرانس‌های طولانی در مورد شرایط خریدی اساسی را شامل می‌شود. در این تعریف واژهٔ «برنامه» کلمه کلیدی بوده و مبین آن است که امری بیشتر از یک مقایسه ساده بین پیشنهادها و یا پذیرش قیمتی ارائه شده را شامل می‌شود.

مرکز بازرگانی فردوسی-ferdowsi trading center-مذاکرات و مکاتبات تجارت خارجی

مذاکرات و مکاتبات تجارت خارجی

در تجارت های خارجی مذاکره  یک هنر محسوب می‌شود و در واقع هنری است که سبب رسیدن به تفاهمی عمومی شده و از طریق چانه زنی بر روی نکات اساسی توافق از قبیل نحوه تحویل، مشخصات، قیمت‌ها و شرایط محقق می‌شود. مذاکره امری بسیار دشوار است و در واقع مستلزم تمرین بسیار، داوری، کاردانی و قضاوت درست است.

یک مذاکره کننده موفق بایستی یک خریدار واقعی هم باشد و از احتمالات معامله با فروشنده آگاهی داشته باشد. ضمناً مذاکره کننده در صورت آگاهی به فنون قدرت چانه زنی می‌تواند بداند که چه موقع باید محکم باشد و یا احتمالاً چه زمانی باید در قیمتها و شرایط امتیازاتی اعطا کند. علاوه بر این در یک مذاکرهٔ بازرگانی خارجی موفق بایستی نکاتی رعایت شود که به شدت حائز اهمیت است.

نکات مهم در مذاکره بازرگانی خارجی

به طور کلی نکات مهم در مذاکره عبارتند از:

  • انعقاد قرارداد با توجه به حالات اشخاص

عمدهٔ افراد فقط در زمان‌های خاصی در بهترین حالت و کارایی خود هستند. هر یک از اعضای تیم مذاکره باید خصوصیات فردی خود را بداند و مشخص کند که در چه مواقعی برای مذاکره از بهترین حالت برخوردار است.

  • عامل خستگی

خستگی تأثیر بسیار منفی بر هشیاری مذاکره کننده داشته و توانائی او را کاهش می‌دهد. علاوه بر این بر کاهش ظرفیت و روحیه افراد تأثیر بسزایی داشته و سبب بروز عصبانیت کنترل نشده می‌شود. بدین منظور سعی نمائید در دوران خستگی جلسه مذاکره برگزار نکنید.

علاوه بر موارد فوق، عوامل و فاکتورهایی از جمله وضعیت محیط فیزیکی، دکور محل مذاکره، محل سکونت مذاکره کنندگان، خصوصیات شخصی و کاری مذاکره کنندگان و دما و نور محل مذاکره تأثیر بسزایی بر فرایند مذاکره دارند.

همانطور که ملاحظه نمودید، امروزه برای اینکه تجارت و بازرگانی خارجی به نتیجه برسد و قراردادهای تجاری بین المللی منعقد شود، فرایندهای مهمی همچون مکاتبه و مذاکره بازرگانی خارجی باید طی شود. این دو فرایند به قدری اهمیت دارند که در صورت ایجاد سوء تفاهم در هر یک، ممکن است انعقاد قرارداد و انجام تجارت خارجی با شکست مواجه شود.

در این مطلب به صورت اجمالی به طرح نکات مهم مربوط به مکاتبات و مذاکرات در تجارت خارجی پرداختیم که با بکارگیری این نکات فرآیند بازرگانی خارجی شما تسهیل شده و بهبود چشمگیری می‌نماید.

چنانچه تا به امروز وارد دنیای بی انتها و پولساز صادرات نشده اید و بر سر دوراهی تصمیم گیری مانده اید و نمیدانید از کجا شروع کنید، نحوه ی مکاتبات بازرگانی و عقد قراردادهای تجاری را نمی دانید حتما بسته جامع توانمند سازی صادرات را تهیه نمایید. #بسته_جامع_توانمند_سازی_صادرات می تواند صفر تا صد صادرات را به صورت کاربردی و قدم به قدم به شما آموزش دهد و برای شروع همچون نقشه راه موانع و ابهامات را از پیش پای شما بردارد و مسیر همواری را برایتان رقم بزند.

این بسته ویژه ی کسانی است که می خواهند برای اولین بار وارد کار صادرات شوند اما نمی دانند که باید از کجا شروع کنند. دسته دوم مخاطبان این بسته کسانی هستند که در حوزه صادرات فعالیت دارند اما به دلیل اطلاعات ناقص متحمل ضرر شده اند یا سود مناسبی در این زمینه کسب ننموده اند.

در بسته جامع توانمند سازی صادرات کلیه ی فرآیندهای مربوط به صادرات به صورت کاربردی از صفر تا صد، به صورت قدم قدم ارائه شده است. در واقع بعد از مطالعه ی این بسته سوالی برای شما در حوزه ی صادرات بی پاسخ نخواهد ماند.

بسته جامع توانمندسازی صادرات چکیده یک دوره ۳۶۰ ساعته ی آموزش صادرات است که شما با استفاده از محتویات آموزشی این بسته با دید روشن و آمادگی ۱۰۰ درصدی به حوزه پیچیده و تخصصی صادرات ورود میکنید. با توجه به تغییرات مربوط به قوانین و فرآیند های صادرات در طول زمان، اطلاعات این بسته به صورت دوره ای بروزرسانی می شود.

مرکز بازرگانی فردوسی، نخستین مشاور جامع صادراتی است که با رویکردی نوین در حوزه ی صادرات محصولات داخلی به کمک شما تجار و مدیران محترم آمده است. مرکز بازرگانی فردوسی همواره در کنار شماست تا آموزش های جامع بازرگانی و تجارت های خارجی  را در سریع ترین زمان ممکن و با مناسب ترین هزینه ارائه نماید.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد موضوع ”بررسی راهکارهای کاربردی برای موفقیت در مذاکرات و مکاتبات تجارت خارجی” با کارشناسان ما تماس حاصل فرمایید.