بررسی راهکارهای کاربردی برای موفقیت در مذاکرات و مکاتبات تجارت خارجی

بررسی راهکارهای کاربردی برای موفقیت در مذاکرات و مکاتبات تجارت خارجی، برای برقراری ارتباط با افراد و شرکت‌ها در سطح بین المللی باید اصول و قواعد مذاکرات و مکاتبات خارجی را بدانید. در واقع مکاتبات بازرگانی اصلی‌ترین و اولین راهکار برای ایجاد اعتماد متقابل برای تجارت می‌باشد پس می توان گفت کوچک‌ترین سوء تفاهمی مانع از تحقق تجارت میان طرفین می‌شود. تمامی مکالمات، گفتگوها، نشست ها، نامه ها و قراردادها میان تجار مکاتبات خارجی محسوب می شوند. به عبارتی دیگر تمامی گفت و گوهایی که در بستر اینترنت و از طریق ایمیل و یا سوشال نتورک ها انجام می شود و یا به صورت جلسات حضوری برگزار می گردد و در نهایت قراردادی میان طرفین منعقد می شود را مکاتبات تجارت خارجی می گویند. در تجارت خارجی مکاتبات اصول و قوانین خاص خودش را دارد که یکی از اصلی ترین آن این است که بدانید هر کشوری دارای فرهنگ خاص و زبان مربوط به خود می باشد.

در تجارت های خارجی علاوه بر مکاتبات، جلساتی برای مذاکره برقرار می شود که طرفین خریدار و فروشنده در آن حضور دارند. یکی از مهم‌ترین مهارت‌های ضروری برای مذاکره کنندگان، مهارت برقراری ارتباط است. علت این امر آن است که موفقیت مذاکره در گروی برقراری ارتباطی مؤثر و ایجاد اعتماد متقابل می‌باشد. در این راستا باید توجه داشت که نیل به مذاکره‌ای موفق و مکاتبه‌ای هدفمند مستلزم رعایت نکات مهم و ظریفی است که در این مطلب به آن می‌پردازیم. پس تا انتهای این مقاله با مرکز بازرگانی فردوسی همراه باشید تا راهکارهای کاربردی برای موفقیت در مذاکرات و مکاتبات تجارت خارجی را بررسی نماییم.

بررسی راهکارهای کاربردی برای موفقیت در مذاکرات و مکاتبات تجارت خارجی

انواع مکاتبات در تجارت خارجی

در تجارت های خارجی تجار بر حسب موارد و مشکلاتی که با آن مواجه می‌شوند، ممکن است با طرف مقابل مکاتبه نمایند. بنابراین از نظر تئوری مشخصاً نمی‌توان آنها را به چند قسم معین تقسیم ‌بندی کرد. با این وجود، ممکن است که انواع مکاتبات در تجارت های خارجی را به چند بخش مهم تقسیم ‌بندی کرد. هر کدام از این موارد ضمن آنکه شباهاتی دارند، وجوه افتراق نیز میان آنها مشهود است.

نامه‌های تجاری

نامه‌های تجاری در زمره اصلی‌ترین مکاتبات در تجارت خارجی قرار می‌گیرند که هر تاجری مسلماً در خلال فعالیت تجاری نیاز به نگارش آنها پیدا کرده است. موضوع چنین نامه‌هایی برحسب مورد ممکن است متفاوت باشد. لیکن عمدتاً منحصر به چند مورد مشخص است که از آن جمله می‌توان به معرفی شرکت یا محصول، دریافت کاتالوگ محصول، دریافت نمایندگی شرکت خارجی، دریافت یا ارسال قیمت کالا و غیره اشاره نمود.

همانطور که می‌دانید نامه تجاری، سند مکتوب در نظر گرفته می‌شود، پس مهم است که در زمان نگارش آنها دقت لازم را داشته و نکات ذیل را رعایت نمایید. در این راستا مهم‌ترین نکات در زمان نگارش نامه‌های تجاری خارجی عبارتست از:

• تسلط به زبان طرف مقابل و نگارش نامه به آن زبان
• دقت بر واژگانی که دارای معنا و مفهوم حقوقی متفاوت از معنای عامان هستند.
• تنظیم نامه در سربرگ شرکت
• انتخاب عنوان مناسب و جذاب
• بکارگیری صحیح از اصطلاحات بازرگانی خارجی
• احترام ویژه به فرهنگ، زبان، دین و هویت فرد و کشور موردنظر
• ذکر شماره تلفن، آدرس، ایمیل
• مشخص بودن مخاطب نامه

ایمیل تجاری

امروز از اصلی‌ترین و سریع‌ترین روش برای ایجاد ارتباطات تجاری با طرف‌های خارجی ایمیل است. اگرچه در ایران کمتر از ایمیل برای برقراری ارتباط استفاده می‌شود اما این روش از اصلی‌ترین راه‌های ارتباطی در کشورهای جهان است. ممکن است چنین تصور کنید که ایمیل زدن بسیار ساده است ولی واقعیت آن است که این کار پیچیده‌تر از نوشتن نامه تجاری می‌باشد. در این راستا مهم‌ترین نکات برای ارسال ایمیل به شرکت‌ها و طرف‌های خارجی عبارتند از:

• استفاده از ایمیل رسمی شرکت و شخصی حقوقی
• خلاصه بودن متن ایمیل
• معرفی خود در ایمیل
• ضمیمه کردن پیوست‌های لازم به ایمیل
• انتخاب عناوین جذاب در بخش Subject
• توجه و دقت لازم در انتخاب واژگان تجاری

مفهوم مذاکره در تجارت خارجی

مفهوم مذاکره در تجارت خارجی عبارتست از فرآیندی که به موجب آن یک برنامه توأم خرید و فروش ایجاد شده و تا رسیدن به یک نقطه رضایتمندی دو طرفه ادامه خواهد داشت. این تعریف چنان جامع و کامل است که از یک بحث تلفنی درباره قیمت چند گالن مواد روغنکاری تا کنفرانس‌های طولانی در مورد شرایط خریدی اساسی را شامل می‌شود. در این تعریف واژهٔ «برنامه» کلمه کلیدی بوده و مبین آن است که امری بیشتر از یک مقایسه ساده بین پیشنهادها و یا پذیرش قیمتی ارائه شده را شامل می‌شود.

در تجارت های خارجی مذاکره  یک هنر محسوب می‌شود و در واقع هنری است که سبب رسیدن به تفاهمی عمومی شده و از طریق چانه زنی بر روی نکات اساسی توافق از قبیل نحوه تحویل، مشخصات، قیمت‌ها و شرایط محقق می‌شود. مذاکره امری بسیار دشوار است و در واقع مستلزم تمرین بسیار، داوری، کاردانی و قضاوت درست است.

یک مذاکره کننده موفق بایستی یک خریدار واقعی هم باشد و از احتمالات معامله با فروشنده آگاهی داشته باشد. ضمناً مذاکره کننده در صورت آگاهی به فنون قدرت چانه زنی می‌تواند بداند که چه موقع باید محکم باشد و یا احتمالاً چه زمانی باید در قیمتها و شرایط امتیازاتی اعطا کند. علاوه بر این در یک مذاکرهٔ بازرگانی خارجی موفق بایستی نکاتی رعایت شود که به شدت حائز اهمیت است.

نکات مهم در مذاکره بازرگانی خارجی

به طور کلی نکات مهم در مذاکره عبارتند از:

• انعقاد قرارداد با توجه به حالات اشخاص

عمدهٔ افراد فقط در زمان‌های خاصی در بهترین حالت و کارایی خود هستند. هر یک از اعضای تیم مذاکره باید خصوصیات فردی خود را بداند و مشخص کند که در چه مواقعی برای مذاکره از بهترین حالت برخوردار است.

• عامل خستگی

خستگی تأثیر بسیار منفی بر هشیاری مذاکره کننده داشته و توانائی او را کاهش می‌دهد. علاوه بر این بر کاهش ظرفیت و روحیه افراد تأثیر بسزایی داشته و سبب بروز عصبانیت کنترل نشده می‌شود. بدین منظور سعی نمائید در دوران خستگی جلسه مذاکره برگزار نکنید.

علاوه بر موارد فوق، عوامل و فاکتورهایی از جمله وضعیت محیط فیزیکی، دکور محل مذاکره، محل سکونت مذاکره کنندگان، خصوصیات شخصی و کاری مذاکره کنندگان و دما و نور محل مذاکره تأثیر بسزایی بر فرایند مذاکره دارند.

همانطور که ملاحظه نمودید، امروزه برای اینکه تجارت و بازرگانی خارجی به نتیجه برسد و قراردادهای تجاری بین المللی منعقد شود، فرایندهای مهمی همچون مکاتبه و مذاکره بازرگانی خارجی باید طی شود. این دو فرایند به قدری اهمیت دارند که در صورت ایجاد سوء تفاهم در هر یک، ممکن است انعقاد قرارداد و انجام تجارت خارجی با شکست مواجه شود.

در این مطلب به صورت اجمالی به طرح نکات مهم مربوط به مکاتبات و مذاکرات در تجارت خارجی پرداختیم که با بکارگیری این نکات فرآیند بازرگانی خارجی شما تسهیل شده و بهبود چشمگیری می‌نماید.

چنانچه تا به امروز وارد دنیای بی انتها و پولساز صادرات نشده اید و بر سر دوراهی تصمیم گیری مانده اید و نمیدانید از کجا شروع کنید، نحوه ی مکاتبات بازرگانی و عقد قراردادهای تجاری را نمی دانید حتما بسته جامع توانمند سازی صادرات را تهیه نمایید. #بسته_جامع_توانمند_سازی_صادرات می تواند صفر تا صد صادرات را به صورت کاربردی و قدم به قدم به شما آموزش دهد و برای شروع همچون نقشه راه موانع و ابهامات را از پیش پای شما بردارد و مسیر همواری را برایتان رقم بزند.

این بسته ویژه ی کسانی است که می خواهند برای اولین بار وارد کار صادرات شوند اما نمی دانند که باید از کجا شروع کنند. دسته دوم مخاطبان این بسته کسانی هستند که در حوزه صادرات فعالیت دارند اما به دلیل اطلاعات ناقص متحمل ضرر شده اند یا سود مناسبی در این زمینه کسب ننموده اند.

در بسته جامع توانمند سازی صادرات کلیه ی فرآیندهای مربوط به صادرات به صورت کاربردی از صفر تا صد، به صورت قدم قدم ارائه شده است. در واقع بعد از مطالعه ی این بسته سوالی برای شما در حوزه ی صادرات بی پاسخ نخواهد ماند.

بسته جامع توانمندسازی صادرات چکیده یک دوره ۳۶۰ ساعته ی آموزش صادرات است که شما با استفاده از محتویات آموزشی این بسته با دید روشن و آمادگی ۱۰۰ درصدی به حوزه پیچیده و تخصصی صادرات ورود میکنید. با توجه به تغییرات مربوط به قوانین و فرآیند های صادرات در طول زمان، اطلاعات این بسته به صورت دوره ای بروزرسانی می شود.

مرکز بازرگانی فردوسی، نخستین مشاور جامع صادراتی است که با رویکردی نوین در حوزه ی صادرات محصولات داخلی به کمک شما تجار و مدیران محترم آمده است. مرکز بازرگانی فردوسی همواره در کنار شماست تا آموزش های جامع بازرگانی و تجارت های خارجی  را در سریع ترین زمان ممکن و با مناسب ترین هزینه ارائه نماید.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد موضوع ”بررسی راهکارهای کاربردی برای موفقیت در مذاکرات و مکاتبات تجارت خارجی” با کارشناسان ما تماس حاصل فرمایید.