اصول مکاتبات تجاری - مرکز بازرگانی فردوسی

صفر تا صد قواعد و اصول مکاتبات تجاری، مکاتبات تجاری یکی از اولین مهارت‌هایی است که هر بازرگان باید بداند. به این دلیل که در فرآیند واردات و صادرات کالا، نیاز مبرم به ارتباطات خارجی با افراد مختلف در سایر کشورها وجود دارد. هر کشوری زبان، فرهنگ، قوانین و آداب خاص خود را دارد که رعایت کردن آن در مکاتبات گمرکی و تجاری از سوی بازرگانان الزامی است. در این مقاله اطلاعاتی در مورد انواع مکاتبات تجاری و بازرگانی تهیه شده است، که پس از پایان مطالعه مقاله می‌توانید طبق اصول و قواعد، مکاتبات تجاری خود را انجام دهید. پس تا انتهای این مفاله با مرکز بازرگانی فردوسی همراه باشید.

صفر تا صد قواعد و اصول مکاتبات تجاری

ضرورت دانستن قواعد مکاتبات تجاری

از آنجا که افراد دسترسی آسان به بازرگانان خارجی ندارند، بنابراین بیشتر مکالمات، ارتباطات و قراردادهای آن‌ها به صورت مکتوب یا معمولا از راه دور خواهد بود.

مکاتبات بازرگانی شامل نامه‌ها، قراردادها، مکالمات، گفتگوها، نشست‌ها و بسیاری از موارد دیگر بوده که یک بازرگان جهت صادرات یا واردات کالا باید تسلط خوبی به آن‌ها داشته باشد. بنابراین از مکالمات ساده با یک بازرگان خارجی در شبکه‌های اجتماعی، ایمیل زدن به وی تا عقد قرارداد حقوقی همگی در زمره مکاتبات بازرگانی قرار گرفته که نیازمند رعایت اصول و قواعد خاصی هستند.

در تجارت خارجی، اعتماد متقابل حرف اول و آخر را خواهد زد که مکاتبات بازرگانی اصلی‌ترین راه برای خلق اعتماد در طرف مقابل یا سلب اعتماد وی است. از آنجا که دو طرف از فرهنگ‌ها و ملل مختلف هستند، بنابراین یک سوء تفاهم ساده نیز می‌تواند موجب سلب اعتمادشان شود. یادگیری مکاتبات تجاری یکی از اصلی‌ترین الزامات ورود به عرصه صادرات و فعالیت تجاری است.

امروزه برای اینکه تجارت و بازرگانی خارجی به نتیجه برسد و قراردادهای تجاری بین المللی منعقد شود، فرایندهای مهمی همچون مکاتبه و مذاکره بازرگانی خارجی باید طی شود. این دو فرایند به قدری اهمیت دارند که در صورت ایجاد سوء تفاهم در هر یک، ممکن است انعقاد قرارداد و انجام تجارت خارجی با شکست مواجه شود.

بازرگانان با توجه به موضوعات و مشکلاتی که در پیش روی تجارت خود دارند، با طرف‌های خارجی به مکاتبه می‌پردازند. البته شباهت‌هایی بین آن‌ها وجود دارد ولی در هر کدام باید به نکاتی توجه کرد که از بروز مشکلات جلوگیری کرد.

مذاکره ماهیتاً یک هنر محسوب می‌شود و در واقع هنری است که سبب رسیدن به تفاهمی عمومی شده و از طریق چانه زنی بر روی نکات اساسی توافق از قبیل نحوه تحویل، مشخصات، قیمت‌ها و شرایط محقق می‌شود. مذاکره امری بسیار دشوار است و در واقع مستلزم تمرین بسیار، داوری، کاردانی و قضاوت درست است.

انواع مکاتبات تجاری

مکاتبات بازرگانی یا همان تجاری به انواع مختلفی تقسیم می‌شود. در ادامه مقاله به معرفی آن‌ها می‌پردازیم.

نامه‌های تجاری

اصلی‌ترین و مهمترین مکاتبات بازرگانی، نامه‌های تجاری است. موضوع نامه‌های تجاری بسیار متفاوت است. البته ممکن است چند موضوع مختلف از جمله معرفی شرکت یا محصول، دریافت کاتالوگ محصول، دریافت نمایندگی شرکت خارجی، دریافت یا ارسال قیمت کالا و… بیان شود. از آن‌‌جایی که نامه تجاری یک سند مکتوب محسوب می‌شود، باید در نوشتن آن دقت لازم را به کار برد.

نکات مهمی که باید در هنگام نوشتن نامه‌‎های تجاری خارجی به آن توجه کرد:

تسلط به زبان طرف مقابل و نگارش نامه به آن زبان الزامی است.
بر روی نوشتن کلمات و عباراتی که بار حقوقی دارند، دقت کنید.
لحن نامه به صورتی باشد که در طرف مقابل برداشت مثبتی به وجود آورد.
نامه خارجی حتما باید در سربرگ شرکت تنظیم شود.
عنوان، مناسب و جذاب باشد.
از اصطلاحات بازرگانی خارجی درست و به موقع استفاده شود.
فرهنگ، زبان، دین، هویت فرد و کشور مورد نظر مورد احترام قرار گیرد.
از به کار بردن کلمات پیچیده، چند پهلو و مبهم پرهیز شود.
نامه به لحن رسمی نوشته شود و از الفاظ نامحترمانه دوری شود.
دارای اطلاعات تماس، آدرس، ایمیل و موارد دیگر باشد.
محتوای نامه بازرگانی باید مفید و خلاصه باشد؛ و از کلی‌گویی پرهیز شود.
شخص حقیقی یا حقوقی مورد خطاب نامه کاملا مشخص باشد.
مستندات لازم را حتما به همراه نامه پیوست کنید.
در نامه معرفی محصولات، مشخصات دقیق کالا ذکر شود.

ایمیل تجاری

در مکاتبات تجاری، سریعترین و بهترین روش برای ایجاد ارتباط با بازرگانان خارجی، ایمیل تجاری است. با استفاده از این روش می‌توان به آسانی به تمامی طرف‌های خارجی دسترسی داشت. ممکن است بر این باور باشید که ایمیل زدن کار راحتی است ولی باید بدانید که ایمیل زدن از نوشتن نامه تجاری کار پیچیده‌تری است.

نکات مهمی که در هنگام ارسال ایمیل تجاری به شرکت‌های خارجی باید رعایت کرد:

حتما از ایمیل رسمی شرکت و شخص حقوقی استفاده نمایید.
ایمیل باید به صورت خلاصه باشد.
در ایمیل ابتدا خودتان را با ذکر سمت و نام خود، معرفی کنید.
از ارسال ایمیل‌های تکراری، بی‌هدف و کلی اجتناب کنید.
سعی کنید انتهای ایمیل، امضای دیجیتال داشته باشد.
توضیحات بیشتر را در فایل‌های پیوست ارسال کنید.
در بخش Subject ایمیل، حتما عنوانی جذاب و مرتبط انتخاب کنید.
در انتخاب واژگان، اصطلاحات و لغات تجاری دقت نمایید.

قراردادهای تجاری

بازرگانان در طی کار خود دفعات بسیاری نسبت به عقد قراردادهای تجاری و بازرگانی با شرکت‌های خارجی اقدام می‌کنند. در قراردادهای تجاری موضوعات مختلفی مانند همکاری در ساخت محصول، خرید و فروش کالا و… بیان می‌شود.

با توجه به این که قرارداد تجاری یک سند حقوقی محسوب می‌شود بنابراین باید دقت بسیاری در تدوین و عقد آن داشت. قرارداد مهمترین سندی است که طرفین در صورت هر گونه مشکل، می‌توانند در مراجع قضایی به آن استناد کنند.
بعضی از نهادها مانند اتاق بازرگانی بین‌المللی یا اتاق‌های مشترک بازرگانی بین کشورها، مسئول حل اختلاف تجاری بین طرف‌های تجاری هستند.

نکات مهمی که درعقد قرارداد تجاری بین‌المللی باید رعایت کرد:

نام و مشخصات دقیق طرفین قرارداد به صورت کامل ذکر شود.
کالا، محصول یا خدمت مورد تبادل با ذکر جزئیات مشخص شده باشد.
مشخص شدن فرد، نهاد یا دادگاهی که باید به اختلافات رسیدگی کند.
شرایط بعد از فسخ قرارداد از جانب یکی از طرفین روشن شده باشد.
مبلغ قرارداد، چگونگی پرداخت اقساط و نکات مالی با جزئیات بیان شود.
تاریخ دقیق شروع و خاتمه قرارداد بیان شود.
مشخص شدن مسئولیت‌ها یا تعهداتی که هر کدام از طرفین باید اجرا کنند.
در صورت وجود، مکان و محل اجرای قرارداد مشخص شود.
سپرده، مبلغ یا سندی که نشان‌دهنده حسن انجام کار باشد، روشن شود.
در صورت وجود، نکات مربوط به حمل ‌و نقل کالا، بارنامه و بیمه کالا مشخص باشد.

مکاتبات در شبکه‌های اجتماعی

شبکه‌های اجتماعی در سال‌های گذشته رشد بسیاری داشته و در عرصه تجارت بین‌الملل گسترش یافته است. دسترسی راحت و ایجاد ارتباط با افراد مختلف با استفاده از شبکه‌های اجتماعی سبب شده رسانه‌های اجتماعی به ابزار مناسبی برای بازاریابی بین‌المللی کالا، شناخت مشتری، ایجاد ارتباط و… تبدیل شوند.

فیسبوک، اینستاگرام، واتس‌اپ، تلگرام و لینکدین شبکه‌هایی هستند که می‌توانید از آن‌ها برای بازرگانی خارجی استفاده کنید. شبکه‌های اجتماعی هر کدام کارکرد و مزیت مربوط به خود را دارند و متفاوت هستند.

نکاتی درباره مکاتبات در شبکه‌های اجتماعی:

تعامل با بازرگانان از طریق شبکه اجتماعی پرطرفدار آن کشور صورت گیرد.
کلاهبرداری‌ها در فضای مجازی را نباید نادیده گرفت.
شبکه‌های اجتماعی محلی برای عقد قرارداد یا پیمان‌های حقوقی نیست.
هر شبکه‌ اجتماعی برای یک فعالیت خاص مناسب است.

مواردی که باید در هنگام مکاتبات خارجی به آن توجه کنید

مکاتبات تجاری در هر سطح و نوعی که باشد باید مسائل و نکاتی را در نظر گرفت؛ از جمله:

برای مکاتبات تجاری بین‌المللی، به زبان کشور مقصد مسلط باشید.
سعی کنید در دوره‌ها و سیمنارهای آموزشی مکاتبات تجاری شرکت کنید.
قوانین بین‌المللی تجارت و بازرگانی را کاملا مطالعه کنید و یاد بگیرید.
بر روی مباحثی همچون زبان بدن و تاثیر آن در مذاکرات تمرکز کنید.
از شرکت‌ها، اشخاص حقیقی و حقوقی دیگر در این خصوص کمک بگیرید.
در صورت عدم تسلط به زبان کشور هدف، حتما از مترجم استفاده کنید.
به واژگان و اصطلاحات بازرگانی خارجی تسلط کافی داشته باشید.
به قوانین و مقررات کشور مورد نظر آشنایی کامل داشته باشید.
یک وکیل حقوقی یا مشاور بازرگانی با خود به همراه داشته باشید.

جمع بندی
امروزه برای اینکه تجارت و بازرگانی خارجی به نتیجه برسد و قراردادهای تجاری بین المللی منعقد شود، فرآیندهای مهمی همچون مکاتبه و مذاکره بازرگانی خارجی باید طی شود. این دو فرآیند به قدری اهمیت دارند که در صورت ایجاد سوء تفاهم در هر یک، ممکن است انعقاد قرارداد و انجام تجارت خارجی با شکست مواجه شود.

ما در این مطلب سعی کردیم به صورت خلاصه قواعد و اصول مکاتبات تجاری را بررسی نماییم چنانچه قصد دارید به حوزه ی تجارت خارجی ورود کنید بایستی نسبت به فرآیندهای مربوط به مکاتبات تجاری و مذاکرات بین الملل به طور کامل اشراف داشته باشید. مرکز بازرگانی فردوسی در بسته جامع توانمند سازی صادرات به صورت کاملا کاربردی و قدم به قدم به آموزش قواعد و اصول مکاتبات تجاری پرداخته است که با بکارگیری این نکات فرآیند بازرگانی خارجی شما تسهیل شده و بهبود چشمگیری می‌نماید.